Organisatorische Maßnahmen | Aktenvernichtung Mainz | Wiesbaden | Frankfurt | Rümpel Fritz ®

Folgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherung im Sinne von § 9 BDSG sind beim Auftragnehmer getroffen:

• Das zu verarbeitende bzw. zu vernichtende Datenmaterial wird auf direktem Weg vom Auftraggeber zum Auftragnehmer transportiert und ist vom Zeitpunkt der Anlieferung bis zum Abschluss seiner Verarbeitung gegen unberechtigte Einblicknahme Dritter geschützt.
• Das Betriebsgelände/-gebäude des Auftragnehmers liegt in Mainz und bildet nach außen hin eine geschlossene Einheit. Türen und Tore der Gebäude sind mit Sicherheitsschlössern versehen. Türen und Fenster sind außerhalb der Betriebszeiten fest verschlossen.
• Der Transport des Aktenmaterials geschieht ausschließlich in geschlossenen Behältern und in geschlossenen Fahrzeugen. Die Rückstände der Aktenvernichtung dürfen eine Rekonstruktion der Daten nicht mehr erlauben. Über die Tatsache der Vernichtung erhält der Auftraggeber nach Durchführung des Auftrages ein schriftliches Zertifikat und/oder eine Bestätigung, in der die Seriennummern, Bezeichnungen sofern vorhanden und Mengen angegeben sind.
• Die bei der Datenverarbeitung ggf. eingesetzten Mitarbeiter sind dem Datengeheimnis nach § 5 BDSG verpflichtet.
• Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Verarbeitung der ihm übergebenen personen-bezogenen Daten so zu gestalten, das kein Dritter diese Daten einsehen kann. Nicht vor und nicht nach der Vernichtung.
• Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit seine Daten und Unterlagen betroffen sind.
• Bei Beendigung des Auftragsverhältnisses verpflichtet sich der Auftragnehmer, alle ihm in Zusammenhang mit dem Auftrag übergebenen und bis dahin noch nicht verarbeiteten bzw. somit gelöschten Datenträger an den Auftraggeber zurückzugeben.
• Es wird gewährleistet, dass zur Verarbeitung/Löschung bestimmte Datenträger während ihres Transportes gegen unberechtigte Einsichtnahme und Verlust geschützt sind (z. B. durch ausschließlichen Einsatz von geschlossenen Transportbehältern bzw. Transportfahrzeugen, durch Einsatz anerkannter Transportunternehmen, durch persönliche Übergabe).
• Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei besonderen Vorkommnissen - wie z. B. bei technischen oder organisatorischen Störungen im Rahmen der vertragsgemäßen Verarbeitung/Löschung der Daten - unverzüglich zu benachrichtigen und die weitere Behandlung der Daten (z. B. kurzfristige Aus- oder Zwischenlagerung oder ausnahmsweise Weitergabe an einen evtl. Subunternehmer bzw. Unterauftragnehmer) mit diesem abzustimmen.
• Der Auftraggeber verpflichtet sich die dem Auftragnehmer zugesendeten Datenträger in einem dafür geeigneten Behälter zu verpacken und dem Auftragnehmer vor Zusendung das Gesamtgewicht der zu erwartenden Lieferung mitzuteilen. Bei Ankunft der Sendung kann der Auftragnehmer anhand des Gewichtes verifizieren ob die Sendung tatsächlich komplett bei ihm eingegangen ist und eine entsprechende Mitteilung an den Auftraggeber versenden.